PEDOMAN SPMI

KATA PENGANTAR

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Handayani sebagai salah satu institusi pendidikan tinggi di Indonesia, melalui visi dan misinya berkomitmen untuk memberikan kontribusi kepada negara dan masyarakat dengan menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas agar tercapai masyarakat yang adil dan makmur sesuai Pancasila dan UUD 1945.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan salah satu aspek organisasi yang dibangun oleh Pimpinan STMIK Handayani sejak berdirinya sampai saat ini, agar tercapai standar mutu yang diharapkan. Namun sampai dengan tahun 2009 secara tertulis belum seluruhnya dituangkan dalam suatu buku pedoman.

Menyadari arti pentingnya suatu sistem dalam organisasi perlu dituangkan secara komprehensif dalam satu buku pedoman agar dapat menjadi pedoman bagi pengelola untuk melaksanakan tugas maupun sebagai dasar penyempurnaan sistem yang ada. Sejak tahun 2010 Lembaga Penjaminan Mutu STMIK Handayani telah menyusun berbagai buku pedoman operasional yang dilakukan oleh panitia kecil.

Makassar,   Desember 2010

BAB I

PENDAHULUAN

1.1   Ketentuan Umum

1.       Visi

Adalah pernyataan tertulis STMIK Handayani tentang cita-cita yang ingin dicapai dengan keberadaannya.

2.       Misi

Adalah pernyataan tertulis STMIK Handayani tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai visi organisasi.

3.       Tujuan

Adalah pernyataan tertulis tentang hasil yang akan dicapai dari pelaksanaan kegiatan/misi STMIK Handayani.

4.       Peraturan dan Prosedur ( SOP)

Adalah dokumen yang berisi ketentuan-ketentuan pelaksanaan suatu kegiatan operasional dan urut-urutan/tahap-tahap pelaksanaan kegiatannya.

5.       Laporan

Adalah dokumen yang berisi berbagai informasi atas pelaksaan renop oleh suatu unit kerja.

6.       Audit

Adalah suatu kegiatan pemeriksaan untuk mengevaluasi pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan oleh suatu unit kerja.

7.       SPMI

Adalah Sistem Penjaminan Mutu Internal.

8.       Mutu

Adalah suatu kondisi yang memberikan kepuasan kepada stakeholders dan pihak yang berkepentingan.

9.       Bidang Akademik

Meliputi kurikulum, proses pembelajaran, ujian dan penilaian, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

10.     Bidang Non Akademik

Meliputi sarana dan prasarana, sumber daya, keuangan, sumber daya manusia.

11.     Penjaminan Mutu

Adalah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu secara konsisten dan berkelanjutan sehingga stakeholders (mahasiswa, dosen, orang tua mahasiswa, tenaga penunjang, pemerintah, masyarakat dsb.) memperoleh kepuasan.

12.     Renstra

Adalah rencana Strategis STMIK Handayani, merupakan dokumen yang berisi rencana kerja yang mencakup kurun waktu 5 tahun.

 13.    Renop

Adalah rencana operasional STMIK Handayani, merupakan dokumen yang berisi rencana kerja secara lebih rinci yang mencakup kurun waktu 1 tahun.

 14.    Anggaran

Adalah dokumen yang berisi rencana penerimaan dan pengeluaran kas selama kurun waktu 1 tahun, dibuat berdasarkan renop.

 15.    Kebijakan

Adalah Keputusan Pimpinan STMIK Handayani untuk memberikan pedoman yang bersifat umum untuk pelaksanaan suatu kegiatan.

 16.    Standar

Adalah ketetapan pimpinan STMIK Handayani tentang apa yang harus dicapai suatu unit kerja.

 17.    Peraturan

Adalah uraian tertulis pimpinan STMIK Handayani untuk mengatur pelaksanaan kegiatan operasional

 18.    Prosedur

Adalah urut-urutan / tahap- tahapan pelaksanaan suatu kegiatan.

1.2 Tujuan Penyusunan Pedoman SPMI

Mengingat perubahan lingkungan yang sangat cepat dalam ilmu pengetahuan dan teknologi, STMIK Handayani menyadari perlu selalu melakukan penyempurnaan dan atau meningkatkan mutu secara kontinyu dan sistematis. Kegiatan penyempurnaan ini hanya dapat dilakukan apabila secara internal Pimpinan STMIK Handayani memlilki gambaran yang komprehensif tentang sistem penjaminan mutu organisasi yang berlaku baik secara pedoman maupun pelaksanaannya. Oleh karena itu sejak tahun 2010 STMIK Handayani telah berupaya untuk menuangkan berbagai sistem kerja yang ada dalam suatu buku pedoman.

Diharapkan buku pedoman ini dapat menjadi dasar evaluasi penyempurnaan program penjaminan mutu di STMIK Handayani dan menjadi pedoman pejabat dalam pelaksanaan kegiatan organisasi.

BAB II

Mekanisme Sistem Penjaminan Mutu Internal

2.1 Sistem Penjaminan Mutu Berkelanjutan STMIK Handayani

Upaya peningkatan mutu secara terus menerus yang dilakukan di STMIK Handayani diharapkan akan menumbuhkan budaya mutu sehingga akan tercapai peningkatan standar yang berkelanjutan (continous quality improvement/kaizen).

2.2 Menuju Pemenuhan Penjaminan Mutu

Merujuk pada Undang-Undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003-1010, dan Peraturan Pemerintah No 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan pelaksanaan penjaminan mutu di perguruan tinggi merupakan kegiatan yang wajib dilakukan.

Sistem penjaminan mutu perguruan tinggi (PT) dilakukan atas dasar Penjaminan Mutu Internal (PMI), Penjaminan Mutu Eksternal (PME), dan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) yang dikaitkan dengan perijinan penyelenggaraan program studi.

PMI (Penjaminan Mutu Internal) adalah penjaminan mutu yang dilakukan oleh perguruan tinggi pelaksana (internally driven). Sistem beserta parameter dan metoda yang dilakukan untuk mengukur hasil ditetapkan oleh perguruan tinggi dengan mengacu pada visi dan misi PT yang bersangkutan dan berdasarkan pada pemenuhan Standar Nasional Pendidikan.

PME (Penjaminan Mutu Eksternal) adalah penjaminan mutu yang dilakukan oleh badan akreditasi seperti BAN-PT atau lembaga lain dengan cara yang ditetapkan oleh lembaga akreditasi yang melakukan. Lembaga akreditasi mewakili masyarakat sehingga sifatnya mandiri.

Penjaminan mutu eksternal ini yang menghasilkan akreditasi wajib dilakukan oleh program studi seperti yang diatur dalam Undang-Undang Sisdiknas. Hampir semua program studi di STMIK Handayani telah terakreditasi. Program studi yang belum berakreditasi umumnya disebabkan oleh karena masih baru atau sedang dalam pengusulan untuk diakreditasi.

EPSBED adalah bentuk pengawasan penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh pemerintah, sesuai dengan amanah Undang-Undang Sisdiknas, dan dikaitkan dengan izin penyelenggaraan program studi.

Dokumen ini terutama menuju pada Pemenuhan Penjaminan Mutu Internal. STMIK Handayani yang sejak dari awal berdirinya komit pada mutu, melekatkan tugas ini pada tugas struktural. Sejalan dengan perkembangannya dan sesuai dengan harapan dari pemerintah, maka di samping Senat Akademik dalam organisasi penjaminan mutu STMIK Handayani terdapat Senat Akademik dan Unit Jaminan Mutu.

2.3 Perangkat Sistem Penjaminan Mutu

1.  Visi, misi, dan tujuan
2. Kebijakan akademik dan nonakademik
3. Renstra
4. Renop dan Anggaran
5. Peraturan dan Prosedur ( SOP)
6. Laporan
7.  Audit
8. Rumusan Koreksi

BAB III

Sistem Penjaminan Mutu STMIK Handayani

3.1 Umum

Organisasi Sistem Penjaminan Mutu STMIK Handayani terdiri dari pimpinan STMIK Handayani, senat, dan LPM. Seluruh sistem akademik dan non akademik dibangun oleh Pimpinan dan senat STMIK Handayani didasarkan pada visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan oleh Yayasan Pendidikan Handayani

Proses penyusunan visi, misi dan tujuan melibatkan pengurus Yayasan, senat dan pimpinan STMIK Handayani. Jadwal peninjauan kembali visi, misi dan tujuan secara periodik tidak ditetapkan secara pasti, namun dilakukan apabila Pengurus Yayasan dan pimpinan STMIK Handayani menilai bahwa visi, misi dan tujuan perlu diperbaharui karena adanya perubahan lingkungan yang signifikan.

3.2 Sistem Penjaminan Mutu Akademik

Ruang Lingkup

Kegiatan akademik meliputi kegiatan yang berkaitan dengan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Proses Penjaminan Mutu Akademik

Untuk menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan akademik dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan oleh organisasi, STMIK Handayani mengatur melalui tahap-tahap sebagai berikut :

• Tahap pertama, berdasarkan visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan tersebut di atas, senat STMIK Handayani menetapkan kebijakan akademik dan standar akademik.
• Tahap kedua, berdasarkan kebijakan akademik dan standar akademik yang telah ditetapkan, pimpinan STMIK Handayani menyusun renstra yang berisi rencana kerja kegiatan akademik untuk kurun waktu 5 tahun. Penyusunan renstra dilakukan melalui pembahasan pimpinan STMIK Handayani dengan pimpinan jurusan/prodi, Kepala LPPM beserta kepala Biro terkait. Pengesahan renstra bidang akademik dilakukan oleh Senat STMIK Handayani dan Pengurus Yayasan.
• Tahap ketiga, berdasarkan renstra yang telah disahkan oleh Senat STMIK Handayani dan Pengurus Yayasan, Pimpinan STMIK Handayani bersama Pimpinan jurusan/prodi, Kepala LPPM, dan Kepala Biro terkait menyusun renop dan anggaran yang berisi rencana kerja kegiatan akademik secara lebih rinci untuk kurun waktu 1 tahun. Pengesahan renop dan anggaran bidang akademik dilakukan oleh Senat STMIK Handayani dan Pengurus Yayasan.
•  Tahap keempat, berdasarkan renop bidang akademik yang telah disahkan oleh Senat STMIK Handayani dan Pengurus Yayasan, Pimpinan STMIK Handayani, Pimpinan jurusan/prodi, Kepala LPPM, dan unit kerja lainnya menyusun standar operasional kegiatan akademik. Pengesahan standar akademik ini dilakukan oleh Ketua STMIK Handayani.
• Tahap kelima, berdasarkan renop dan standar operasional akademik yang telah disahkan, Pimpinan jurusan/prodi, Kepala LPPM, dan unit kerja lainnya menyusun ketentuan dan peraturan akademik serta Standard Operating Procedure (SOP) bidang akademik agar dapat menjadi pedoman pelaksanaan akademik di jurusan/prodi. Pengesahan atas peraturan/ketentuan dan SOP bidang akademik dilakukan oleh Ketua STMIK Handayani.
• Tahap keenam, secara periodik (minimal setiap semester) Pimpinan jurusan/prodi, Kepala LPPM, dan kepala Biro terkait. membuat laporan pelaksanaan kegiatan akademik beserta realisasi anggarannya.
• Tahap ketujuh, berdasarkan laporan pelaksanaan kegiatan akademik yang telah dilakukan oleh Pimpinan jurusan/prod, Kepala LPPM, dan Kepala Biro terkait, Ketua STMIK Handayani melakukan evaluasi dengan meminta LPM melakukan audit. Laporan hasil audit oleh LPM akan diserahkan ke Ketua STMIK Handayani dengan tembusan Pimpinan jurusan/prodi, Kepala LPPM, dan kepala Biro/unit terkait. Laporan hasil audit dan rekomendasi LPM, akan dijadikan dasar oleh Pimpinan STMIK Handayani dan Pimpinan jurusan/prodi, Kepala LPPM, dan kepala Biro/unit terkait melakukan tindak lanjut penyelesaian atau untuk menjadi bahan pertimbangan dalam penyempurnaan kebijakan, standar, dan peraturan/SOP akademik dimasa mendatang.

3.3 Sistem Penjaminan Mutu Non Akademik

Ruang Lingkup

Kegiatan non akademik meliputi bidang sarana dan prasarana, keuangan, sumber daya manusia.

Proses Penjaminan Mutu Non Akademik

Untuk menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan nonakademik dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan oleh organisasi, STMIK Handayani mengatur melalui tahap sebagai berikut :

• Tahap pertama, berdasarkan visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan tersebut di atas, Ketua STMIK Handayani bersama Senat menetapkan kebijakan non akademik dan standar non akademik .
• Tahap kedua, berdasarkan kebijakan non akademik dan standar non akademik yang telah ditetapkan, Pimpinan STMIK Handayani menyusun renstra yang berisi rencana kerja kegiatan non akademik untuk kurun waktu 5 tahun.Penyusunan renstra dilakukan melalui pembahasan Pimpinan STMIK Handayani dengan Kepala Biro/unit, Kepala LPPM beserta Pimpinan jurusan/prodi. Pengesahan renstra bidang non akademik dilakukan oleh Senat STMIK Handayani.
• Tahap ketiga, berdasarkan renstra yang telah disahkan oleh Senat STMIK Handayani dan Pengurus Yayasan, Pimpinan STMIK Handayani bersama Kepala Biro/unit, Ketua LPPM beserta Pimpinan jurusan/prodi menyusun renop dan anggaran yang berisi rencana kerja kegiatan non akademik secara lebih rinci untuk kurun waktu 1 tahun. Pengesahan renop dan anggaran bidang non akademik dilakukan oleh Senat STMIK Handayani dan Pengurus Yayasan.
•  Tahap keempat, berdasarkan renop bidang non akademik yang telah disahkan oleh Senat STMIK Handayani dan Pengurus Yayasan, pimpinan STMIK Handayani, Pimpinan jurusan/prodi, Ketua LPPM, dan Kepala Biro/unit, menyusun standar operasional kegiatan non akademik.Pengesahan standar operasional non akademik ini dilakukan oleh Ketua STMIK Handayani.
• Tahap kelima, berdasarkan renop dan standar operasional akademik yang telah disahkan, Pimpinan jurusan/prodi, Kepala Biro/unit, Ketua LPPM menyusun ketentuan dan peraturan non akademik serta Standard Operating Procedure (SOP) bidang non akademik agar dapat menjadi pedoman pelaksanaan non akademik di Biro/unit dan LPPM. Pengesahan atas peraturan/ketentuan dan SOP bidang non akademik dilakukan oleh Ketua STMIK Handayani.
•  Tahap keenam, secara Periodik (minimal setiap semester) para Pimpinan jurusan/prodi, Kepala Biro/unit, dan Ketua LPPM membuat laporan pelaksanaan kegiatan non akademik beserta realisasi anggarannya.
• Tahap ketujuh, berdasarkan laporan pelaksanaan kegiatan non akademik yang telah dilakukan oleh Pimpinan jurusan/prodi, Kepala Biro/unit, dan Ketua LPPM, Ketua STMIK Handayani melakukan evaluasi dengan meminta LPM melakukan audit. Laporan hasil audit oleh LPM akan diserahkan ke Ketua STMIK Handayani dengan tembusan Pimpinan jurusan/prodi, Ketua LPPM, dan Kepala Biro/unit terkait.
• Laporan hasil audit dan rekomendasi LPM akan dijadikan dasar oleh Pimpinan STMIK Handayani, Pimpinan jurusan/prodi, Ketua LPPM, dan Kepala Biro/unit untuk melakukan tindak lanjut penyelesaian atau untuk menjadi bahan pertimbangan dalam penyempurnaan kebijakan, standar, dan peraturan/SOP non akademik di masa mendatang.

BAB IV

PENUTUP

1. Penjaminan mutu STMIK Handayani dilakukan melalui pimpinan STMIK Handayani, senat, dan LPM STMIK Handayani.
2. Perangkat sistem jaminan mutu disusun dan dikembangkan bersama antara Yayasan, pimpinan STMIK Handayani, senat, lembaga, dan biro/unit kerja di Lingkup institusi pendidikan STMIK Handayani.
3. Pelaksanaan ketetapan yang ada dilakukan oleh unit-unit terkait.
4. Rumusan koreksi dan pengembangan standar serta sistem jaminan mutu dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan.
5. Penetapan standar berupa kebijakan, standar, renstra pada tingkat pimpinan STMIK Handayani, dan Renop / anggaran, standar operasional, peraturan dan SOP pada tingkat jurusan/prodi, Biro dan LPPM pada tingkat unit kerja.
6. Pelaksanaan oleh jurusan/prodi, Biro dan LPPM.
7. Monitoring Evaluasi dilakukan oleh Kepala unit kerja dan LPM STMIK Handayani.
8. Tindak lanjut penyempurnaan oleh Pimpinan STMIK Handayani dan Pimpinan jurusan/prodi, Biro, dan LPPM,
9. Pelaksanaan penyusunan renstra, renop dan anggaran dilakukan oleh Pimpinan  STMIK Handayani, Pimpinan jurusan/prodi, Biro/unit dan LPPM dilakukan dalam waktu dan tempat yang bersamaan.
10. Pengembangan dan penerapan sistem penjaminan mutu STMIK Handayani berpedoman pada pedoman penjaminan mutu Direktorat Jenderal Pendidikan tinggi Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia.

Ditetapkan di : Makassar

Tanggal           : 3 Desember 2010

Ketua STMIK Handayani,

Dr.H. Moh. Alifuddin, MM